KAMU KURUMLARINDA BİLİŞİM EKOSİSTEMİ

Kamu kurumlarının bilişim altyapılarının kurulması, işletilmesi ve ihtiyaçlara göre revize edilmesi süreçlerinde genel olarak kabul görmüş bir ekosistem söz konusudur. Bu ekosistem genel olarak;

1)      Kamu kurumu

2)      Tedarikçi Firmalar

3)      Hizmet Sağlayan Firmalar

4)      Diğer Aktörler

Şeklinde sınıflandırılabilir. Bu sınıflandırma tüm kamu kurumları için tipik bir örnek olabileceği gibi bazı kamu kurumlarında çeşitli koşullar göz önünde bulundurularak ekosistemin bileşenleri azalabilir ya da artabilir.

Kamu Kurumu

Bu ekosistemde kamu kurumunun rolü ekosistemin geleceğini belirleyici niteliktedir. Kamu kurumunun politikaları, öncelikleri, periyodik kurumsal planlamaları ekosistemdeki diğer aktörlerin tavırlarını, gelecek planlamalarını, kaynak planlamalarını etkiler. Bu açıdan tedarikçi firmalar, hizmet sağlayan firmalar ve diğer aktörler kamu kurumunun reflekslerini, planlamalarını, yöntem ve kaynak analizlerini yakından takip etmek ve dış kaynak olarak kamu kurumunun iş süreçlerine dahil olmak isterler. Kamu kurumlarındaki bilişim hizmetlerinin yerine getirilmesi işi çoğunlukla bu konuda özelleştirilmiş birimler vasıtasıyla olmaktadır. Bilişim Teknolojileri departmanları kamu kurumlarının bilişim yatırımlarını yönlendiren, yöneten ve kamu kurumunun diğer birimlerine hizmet sağlayan konumdadır. Sağlanan bu hizmetleri bilişim departmanları kendi iç kaynakları ile gerçekleştirebilecekleri gibi yetersiz oldukları durumlarda dış kaynak desteğine de ihtiyaç duyabilmektedir. Kamu kurumlarında kaynakların doğru kullanımı ilkesi gereğince dış kaynak kullanımının minimuma düşürmek esastır. Genel olarak kabul gören bu anlayış olduğu gibi hizmetlerin devamlılığı ve kalitesi açısından düşünülüp dış kaynak kullanımını maksimum düzeyde tutan yönetim anlayışları da mevcuttur.

 

Tedarikçi Firmalar

Kamu kurumunun bilişim departmanlarının fiziksel olarak ihtiyaç duyduğu sunucu, iş istasyonu, iletişim altyapısı, veri merkezi bileşenleri vb. pek çok sayıda ürünün alımı kamu ihale standartları doğrultusunda yapılır ve tedarikçi firmalar talep edilen ürünleri kurum için temin eder. Pek çok bileşen ithalat yoluyla edinilir. Bu da fiyatlandırmanın döviz bazında olması demektir. Tedarikçi firmaların bütünleşik kamu kurumu veri merkezlerinde sağladıkları fiziksel ürün desteği uçtan uca olabileceği gibi belirli bir ürün ya da ürün grubu da olabilir. Tedarikçi firmaları hizmet sağlayan firmalardan ayıran nokta budur. Hizmet üreten yatay eksende hareket aralığı daha geniş iken, tedarikçi firmaların çalışma kapsamı ürün/ürün grubu ve onun etki alanı ile sınırlıdır. Bir diğer önemli ayrım ise tedarikçi firmalar alım konusu bileşenlerin sistem içerisindeki konumlandırmalarında genel yapıyı gözetmezler. Eğer satın alınan ürün/ürün grubu genel yapı içerisinde konumlandırılması gerekirse bunu ya bu konuda özelleşmiş iş ortakları (hizmet sağlayıcılar) ile yaparlar ya da ürünün iş geliştirme ekibi entegrasyon işlemlerini gerçekleştirir. Sarf malzemeler gibi entegrasyon konusu olmayan bileşenlerinin tedariki ve kurumsal sistemlerde konumlandırılması ise buradaki en kolay başlık olarak görünse de bu ürünlerden alınacak fayda maliyet analizlerinin işin en başında yapılması çok önemli bir başlıktır.

 

Hizmet Sağlayan Firmalar

Kamu kurumlarının çoğunlukla fiziksel olmayan yazılım, bileşen entegrasyonu, veri merkezi taşınması, güvenlik cihazlarının sistem içerisinde konumlandırılması gibi daha çok entegrasyon ve üretim temelli iş ve işlemleri hizmet sağlayıcı firmalar yapar. Tedarik sağlayıcı firmaların tersine hizmet sağlayıcı firmaların çoğunlukla yaptıkları iş ve işlemler somut olmayan entegrasyon veya üretim işlemleridir. Bu yönüyle yapılan iş ve işlemlerin ölçeklendirilmesi tedarik edilen fiziksel ürünlerden daha zor olacaktır. Bu kaçınılmaz bir durumdur. Burada önemli olan fiziksel ürün ve hizmetlerin birlikte optimum şekilde konfigürasyonlarının yapılıp bilişim altyapısından maksimum verimi almaktır.

 

Diğer Aktörler

Tedarikçi firmaların ve hizmet sağlayıcı firmaların dışında kalan ve kamu kurumu için dış kaynak olarak değerlendirilen bir başka gruptur. Çoğunlukla bir veya birkaç başlıktaki ihtiyaç konusu işlemleri dış kaynak olarak karşılarlar. Bu, paket bir program olabileceği gibi, geliştirme ortamı araçları ya da lisans sağlama gibi spesifik bir başlıkta olabilir. Hizmet sağlayıcı ya da tedarikçi firmaların yanında rolleri daha belirgin, çalışma süreleri daha kısa ve alınan sonuç daha hızlıdır.

 

Aktörlerin Birbirlerinden Beklentileri

Ekosistemdeki her aktörün ekosistemden beklentisi, kaygıları, planlamaları vardır. Tüm bu beklentiler, kaygılar ve planlamaları objektif olarak ortaya koymak için ekosistemdeki tüm aktörlerin yerine geçerek kendimize soru soralım ve yanıtlandıralım.

1)      Kamu kurumu açısından Tedarikçi Firmalarından beklentiler nelerdir?

 

Öncelikle garanti ve bakım. Yazılan teknik şartnamelere göre istenilen fiyat aralığında cihaz ya da donanım kolaylıkla temin edilebilir. İşin önemli kısmı ise garanti ve bakım koşullarını titizlikle takip edip kurumu bu konuda zor durumda bırakmamak. Daha sonra ise ürünün kuruma satılmasından sonra müşteri geri bildirimlerini iyi okumak. Geri bildirimleri iyi analiz edip daha sonraki iş geliştirme süreçlerine yansıtmak.

 

2)      Kamu Kurumlarının Hizmet Sağlayan Firmalardan beklentileri nelerdir?

 

Öncelikle kurumu iyi tanımak. İş süreçlerini bilmek, danışmanlarını kurumun alt kültürüne uygun donanımda yetiştirmek. İşin en güzel kısmı ise bu istenilenlerin hiçbiri teknik değilJ İş tamamen kurumu tanımaya bağlı. Kurumu tanımak, iş süreçlerini tanımak demektir. İş süreçlerini tanımak iş geliştirmeleri doğru yapmak; bu ise doğru ve hedef odaklı projeler çıkarmak demektir. Daha sonra danışmanlığın hakkını vermek. Sağladığı hizmeti tüm özellikleriyle kuruma entegre etmek ve anahtar teslim çözümler çıkarabilmek. Tabi üretilen hizmetlerin sonrasında destek vermek te bir başka önemli başlık.

 

3)      Hizmet Sağlayıcı bir Firmanın Kamu Kurumundan Beklentisi Nedir?

 

Başlık burada farklı. Beklentisi nedir? Beklentileri değil. Çünkü hizmet sağlayan bir firmanın beklentisi bellidir: kendisine şans verilmesi. Çünkü zaten firma hizmeti üretmek için kurulmuştur ve pek tabi ki ana görevi de budur. Önemli olan bunu bir kamu kurumuna ispatlayabilmek. Kazanılan para, kazanılan itibar, oluşturulan referans, yapılan tanıtım lansmanları… Bunlar hep bu şansın akabinde gelen şeylerdir. Çok küçük ölçekli hizmet sağlayıcı firmalar haricinde her firma kendisine ihale, doğrudan temin vb. yollarla fırsat verilmesi halinde çok başarılı işler çıkarabileceği vaadiyle işe koyulurlar. Burada ince bir çizgi vardır: Kamu kurumu işin yapılacağını daha işin başında bilmek ister. Bu düşünceyi biraz firmanın özgeçmişi belirler. Firma, hizmet konusunda çok uç ve kullanışlı bir teknoloji bile getirse ilk bakışta bakılacak başlıklar destek, entegrasyon, tecrübe olacaktır.

 

4)      Firmalar hızlı ve üretken olmak istemelerine karşın Kamu kurumlarındaki bürokrasi ve işlerin yavaş yürümesi tezat oluşturuyor mu? Öyle ise bu durum çözülemez mi ?

 

Evet, böyle bir durum sözkonusu. Ama tezat diyemeyiz. Firma bir kamu kurumu ile belirli bir süreliğine ortadaki bir iş akdi çerçevesinde iş yapar. İşin sonunda işin kalacağı ve kullanılacağı yer kamu kurumudur. O işin sahibi de kamu kurumudur. Kamu kurumu üretilen değeri büyük resimde uygun yere koymayı, yönetmeyi, geliştirmeyi düşünür ve planlar. Firma ise kendisine verilen işi en güzel şekilde ve en kısa sürede tamamlayıp akdi sonlandırmak ister. Bu doğaldır. Ortada ticari bir kaygı söz konusudur. Bu açıdan bakıldığında çözülemez diyebiliriz. Esasında ortada çözülmesi gereken de bir durum söz konusu değildir. Kaygılar işin doğasında olan bir durumdur.

 

5)      Global olarak ismi olan büyük ölçekli firmaların kamu kurumları tarafından öncelikli olarak tercih edildiği doğru mudur? Eğer öyle ise bu doğru bir yaklaşım mıdır?

 

Büyük firmanın desteği ve iş geliştirme ağı büyüktür. Bu durum kamu kurumu tarafından tercih edilme sebebi olabilir. Ama bu kesinlikle genellemeye tabi değildir. Kaldı ki ortada şöyle bir durum var: Diyelim San Francisco’da çok büyük bir firma olan ABCDEF firmasını ele alalım. Bu firmanın globalde ne kadar güçlü olduğu tüm dünya çapındaki ülkelerde bulunan saha mühendisleri, satış temsilcileri, çözüm ortakları belirler. Globalde bir ülkedeki firmanın gücünü o ülkedeki mühendislik oranı belirler. ABCDEF firması Amerika’da güçlü bir firma olabilir. Ama bu o firmanın Türkiye’de de o derece güçlü olduğu anlamına gelmez. Her ne kadar global firmaların Türkiye müdürleri “gerekirse Amerika’dan, Hindistan’dan mühendisleri getiririz” şeklinde bir söylemleri olsa da firmanın “hissedilen etki oranı”nı Türkiyedeki kadrosu belirler. Bu açıdan global firmalarla çalışmak tercih sebebidir demek oldukça zordur. Bu yaklaşımın doğruluğu ise kurumdan kuruma farklılık gösterir. Eğer bir firma on yıl boyunca belirli hizmet sağlayıcıların çözümlerini kullanarak çalışmışsa ve yeni birşeyler denemekte zorlanıyor ise bu on yıldır çalışılan firmanın kötülenmesini gerektirmez. Şu bir gerçektir: her proje ilk açıldığında mükemmeldir. Zamanla “şu da olsaydı, bu da yokmuş” söylemleri olur. Bir süre sonra da bu proje değiştirilmeli söylemleri gelir. Bu söylemleri değiştirmeli ve kamu kurumlarının üretilen hizmetlerin süreç yönetimlerini iyileştirmeleri gerekmektedir. Bu sayede ne hizmet sağlayıcıları kıyaslama yoluna gidilir ne de üretilen hizmetleri değiştirme yoluna gidilir.

 

Yazımız ikinci bölümünde de soru-cevap şeklinde devam edecektir.